Шаблон задач руководителя

 

Мы получаем такие результаты, какие задачи ставим

Ставьте актуальные задачи

  1. Эффективность управленческого труда определяется способностью решать актуальные задачи. Это и называется эффективностью: «Решать правильные задачи, вместо правильного решения задач»
    • Руководитель обязан придавать работе эффективность. Самая блестящая идея, если ее не применить на практике, останется бессмысленной.
    • Если у руководителя нет результатов, его желание работать и приносить конкретную пользу исчезает и он превращается в чиновника, отбывающего на работе свое время.
    • Руководитель производит знания, идеи и информацию. Это полуфабрикаты, которые не могут быть эффективным сами по себе, пока не реализуются исполнителями.
  2. Иногда руководители работают не приходя в сознание и делают только то что знают. Этого не достаточно для успеха. Важно снова и снова узнавать что делать, обновлять свои задачи и задачи сотрудников!
  3. Принцип Трех «П» + «П»Как осуществлять регулярное управление, когда вы являетесь руководителем. Управленческий цикл, который должен совершать руководитель с каждым непосредственным сотрудником состоит из трех шагов, которые повторяются до тех пор пока вы остаетесь менеджером.

1).Постановка задачи. Формулируйте позитивно цель, определяйте промежуточные результаты и их измерители. Укажите «Что делать» и «Для чего делать».

2).Проверка исполнения. Контролируйте промежуточные результаты: что, когда, где, кому и как делает исполнитель. Определите «Как делать».

3).Поддержка результата. Оказывайте эмоциональную поддержку результата после выполнения задачи. Создайте желание сделать лучше в следующий раз.

  1. Приобретите привычку выполнять принцип «ЗП».
    • Простые пять пунктов приобретения привычки: проговорить – показать – попробовать – посмотреть – похвалить.

Типы задач руководителя

Регулярные задачи повторяются с разной периодичностью. Специальные задачи могут быть разовыми или выполняться по необходимости. Количество регулярных задач в пределах 5-7.

Постановка задачи – тренинг успеха

Постановка задачи осуществляется в диалоге. Используйте индивидуальные встречи для постановки задач. Ставьте задачи только своим непосредственным подчиненным.

 

Шесть шагов постановки задачи:

1. Сформулировать результат позитивно
2. Выделить 5-6 измеримых промежуточных результатов и действий для их достижения
3. Проверить промежуточные результаты принципом ВИСИ
4. Определить ресурсы и управление
5. Назначить ответственных и согласовать сроки
6. Убедиться в способностях и мотивации сотрудниковРешайте задачи, а не проблемы

Шаблон задач руководителя

Задачи руководителей в обобщенном виде не зависят о типа бизнеса и являются схемой, или паттерном управленческой практики. Для составления должностных задач сотрудников используем шаблон задач. Цель шаблона, упростить и стандартизировать подготовку Должностных задач на основе ориентации на результаты выполнения задач.

1). Планировать исполнение задач (личных и команды, в соответствии с бюджетом);

2). Взаимодействовать с внешними и внутренними клиентами (предлагать продукты, решения, указания);

3). Достигать результатов (проверять, поддерживать, ставить, исполнять задачи);

4). Улучшать процессы, (выявлять, придумывать, внедрять);

5). Мотивировать и развивать сотрудников (вдохновлять, обучать, тренировать);

6). Вести учет работы подразделения (измерять, анализировать, информировать).

Обобщенный пример должностных задач Руководителя

Как пользоваться обобщенным примером? Берете текст и копируете, затем уточняете формулировки подзадач, делаете их более конкретными и подходящими к вашей области деятельности. Не спешите делать выводы, когда встречаете формулировки задач, которых нет в вашем списке. Подумайте почему вы это не делаете? Ответьте, что вам даст, регулярное выполнение конкретного пункта?

Превращаем регулярное управления в конкурентное преимущество

Назначение должности. Обеспечиваем достижение нужных результатов, точным управлением и технологичным исполнением…..
Основная цель (на два — три года): Реализовать … Внедрить в работу… Обеспечить … Достичь …
Главные результаты (до конца года). Перечень измеримых (количественных) показателей. Достижения (факты, которые надо достичь: открыть, внедрить, организовать…)
Задачи (повторяющиеся)
1.  Планирую работу по выполнению закрепленных бизнес- процессов

1.1.   Определяю приоритеты работ по текущим задачам и перспективным проектам в соответствии со стратегией развития.

1.2.   Анализирую результаты выполнения задач и проектов за прошлый период, вношу коррективы в план

1.3.   Провожу совещание по согласованию персональных планов на месяц

1.4.   Уточняю задачи сотрудникам на период, согласовываю результаты

1.5.   Оцениваю необходимые ресурсы в соответствии с бюджетом подразделения

1.6.    Утверждаю план работы на месяц у своего руководителя (персональная встреча)

2.   Обеспечиваю выполнение задач подразделения в соответствии с утвержденным планом

2.1.   Провожу краткие (10 мин) ежедневные совещания, о действиях сотрудников, даю конкретные указания при необходимости, согласовываю взаимодействие

2.2.   Провожу 1 раз в неделю персональные встречи с каждым непосредственно подчиненным сотрудником, по результатам его действий, и планам на следующую неделю, оказываю поддержку, даю рекомендации

2.3.   Принимаю своевременные меры для выполнения задач и заданий в соответствии с утверждёнными персональными планами каждого сотрудника.

2.4.   Выполняю свои персональные внутренние задачи в соответствии с личным планом

2.5.   Провожу встречи, совещания, переговоры, презентации с руководителями подразделений для уточнения задач и хода выполнения проектов внутри компании

3.   Взаимодействую с партнерами внешними и внутренними

3.1.   Провожу подбор и оценку надёжности внешних и внутренних партнеров, продуктов и услуг

3.2.   Провожу встречи, переговоры (совещания) с внешними и внутренними партнерами и поставщиками для взаимодействия

3.3.   Контролирую качество и своевременность выполнения работ и обязательств внутренними и внешними партнерами

3.4.   Провожу совещания с партнерами по результатам выполнения планов работ за установленный период (нед, месяц)

3.5.   Согласовываю скорректированные планы работ с партнёрами на следующий период для своевременного выполнения обязательств

3.6.    Анализирую эффективность работы партнеров, организую обсуждения, для поиска решений для экономии времени и оптимизации затрат.

4.     Предлагаю улучшения процессов и подпроцессов подразделений в соответствии с требованиями компании

4.1.   Инициирую наличие актуальных описаний ключевых процессов для улучшений с учетом новых возможностей и технологий

4.2.   Обеспечиваю своевременную поддержку, обучение и реализацию улучшений в подразделениях

4.3.   Принимаю пожелания и предложения по улучшению процессов подразделения для их реализации с учетом имеющихся ресурсов и возможностей

4.4.   Обращаю внимание на экономию времени в часто повторяющихся операциях и подпроцессах, формирую предложения для обсуждения и реализации

4.5.   Веду анализ лучшего опыта в работе подобных систем у конкурентов, принимаю участие в обсуждениях

4.6.    Провожу обсуждения для применения лучшего опыта в подразделениях компании

5.     Мотивирую и развиваю сотрудников в соответствии с решаемыми ими задачами

5.1.   Провожу собрания с сотрудниками по итогам работы за неделю, месяц и задачам на следующий период

5.2.   Определяю области для повышения компетенции отдельных сотрудников и план развития

5.3.   Обновляю, утверждаю и обеспечиваю мотивацию сотрудников на основании выполнения ключевых показателей

5.4.   Даю своевременную обратную связь отдельным сотрудникам по значимым результатам их работы (поддержать результат дня)

5.5.   Провожу встречи сотрудников с внутренними потребителями наших продуктов (изделий) для получения обратной связи и идей для реализации в краткосрочной перспективе

6.     Информирую руководителей и организую учет результатов работы подразделения в целом и по каждому сотруднику

6.1.   Определяю и регулярно просматриваю экран результатов подразделения и по сотрудникам, для уточнения задач на день, неделю

6.2.   Контролирую своевременное обновления данных о ходе выполнения задач и достижения промежуточных результатов

6.3.   Анализирую ход выполнения задач, определяю причины отклонений от плана для рекомендаций

6.4.   Представляю руководству планы работ для согласования и утверждения

6.5.   Отчитываюсь о выполнении планов работ и выполнении бюджета за прошедший период, согласую действия и решения при отклонении результатов от установленных показателей

6.6.    Участвую в совещаниях по результатам работ и в стратегических сессиях

6.7.   Согласую решения и действия при отклонении результатов от установленных показателей

Пример основных процессов компании