Статьи Более года назад 11
Шаблон задач руководителя
Мы получаем такие результаты, какие задачи ставим
Ставьте актуальные задачи
- Эффективность управленческого труда определяется способностью решать актуальные задачи. Это и называется эффективностью: «Решать правильные задачи, вместо правильного решения задач»
- Руководитель обязан придавать работе эффективность. Самая блестящая идея, если ее не применить на практике, останется бессмысленной.
- Если у руководителя нет результатов, его желание работать и приносить конкретную пользу исчезает и он превращается в чиновника, отбывающего на работе свое время.
- Руководитель производит знания, идеи и информацию. Это полуфабрикаты, которые не могут быть эффективным сами по себе, пока не реализуются исполнителями.
- Иногда руководители работают не приходя в сознание и делают только то что знают. Этого не достаточно для успеха. Важно снова и снова узнавать что делать, обновлять свои задачи и задачи сотрудников!
- Принцип Трех «П» + «П»Как осуществлять регулярное управление, когда вы являетесь руководителем. Управленческий цикл, который должен совершать руководитель с каждым непосредственным сотрудником состоит из трех шагов, которые повторяются до тех пор пока вы остаетесь менеджером.
1).Постановка задачи. Формулируйте позитивно цель, определяйте промежуточные результаты и их измерители. Укажите «Что делать» и «Для чего делать».
2).Проверка исполнения. Контролируйте промежуточные результаты: что, когда, где, кому и как делает исполнитель. Определите «Как делать».
3).Поддержка результата. Оказывайте эмоциональную поддержку результата после выполнения задачи. Создайте желание сделать лучше в следующий раз.
- Приобретите привычку выполнять принцип «ЗП».
- Простые пять пунктов приобретения привычки: проговорить – показать – попробовать – посмотреть – похвалить.
Типы задач руководителя
Регулярные задачи повторяются с разной периодичностью. Специальные задачи могут быть разовыми или выполняться по необходимости. Количество регулярных задач в пределах 5-7.
Постановка задачи – тренинг успеха
Постановка задачи осуществляется в диалоге. Используйте индивидуальные встречи для постановки задач. Ставьте задачи только своим непосредственным подчиненным.
Шесть шагов постановки задачи:
1. Сформулировать результат позитивно
2. Выделить 5-6 измеримых промежуточных результатов и действий для их достижения
3. Проверить промежуточные результаты принципом ВИСИ
4. Определить ресурсы и управление
5. Назначить ответственных и согласовать сроки
6. Убедиться в способностях и мотивации сотрудников
Шаблон задач руководителя
Задачи руководителей в обобщенном виде не зависят о типа бизнеса и являются схемой, или паттерном управленческой практики. Для составления должностных задач сотрудников используем шаблон задач. Цель шаблона, упростить и стандартизировать подготовку Должностных задач на основе ориентации на результаты выполнения задач.
1). Планировать исполнение задач (личных и команды, в соответствии с бюджетом);
2). Взаимодействовать с внешними и внутренними клиентами (предлагать продукты, решения, указания);
3). Достигать результатов (проверять, поддерживать, ставить, исполнять задачи);
4). Улучшать процессы, (выявлять, придумывать, внедрять);
5). Мотивировать и развивать сотрудников (вдохновлять, обучать, тренировать);
6). Вести учет работы подразделения (измерять, анализировать, информировать).
Обобщенный пример должностных задач Руководителя
Как пользоваться обобщенным примером? Берете текст и копируете, затем уточняете формулировки подзадач, делаете их более конкретными и подходящими к вашей области деятельности. Не спешите делать выводы, когда встречаете формулировки задач, которых нет в вашем списке. Подумайте почему вы это не делаете? Ответьте, что вам даст, регулярное выполнение конкретного пункта?
Превращаем регулярное управления в конкурентное преимущество
Назначение должности. Обеспечиваем достижение нужных результатов, точным управлением и технологичным исполнением…..
Основная цель (на два — три года): Реализовать … Внедрить в работу… Обеспечить … Достичь …
Главные результаты (до конца года). Перечень измеримых (количественных) показателей. Достижения (факты, которые надо достичь: открыть, внедрить, организовать…)
Задачи (повторяющиеся)
1. Планирую работу по выполнению закрепленных бизнес- процессов
1.1. Определяю приоритеты работ по текущим задачам и перспективным проектам в соответствии со стратегией развития.
1.2. Анализирую результаты выполнения задач и проектов за прошлый период, вношу коррективы в план
1.3. Провожу совещание по согласованию персональных планов на месяц
1.4. Уточняю задачи сотрудникам на период, согласовываю результаты
1.5. Оцениваю необходимые ресурсы в соответствии с бюджетом подразделения
1.6. Утверждаю план работы на месяц у своего руководителя (персональная встреча)
2. Обеспечиваю выполнение задач подразделения в соответствии с утвержденным планом
2.1. Провожу краткие (10 мин) ежедневные совещания, о действиях сотрудников, даю конкретные указания при необходимости, согласовываю взаимодействие
2.2. Провожу 1 раз в неделю персональные встречи с каждым непосредственно подчиненным сотрудником, по результатам его действий, и планам на следующую неделю, оказываю поддержку, даю рекомендации
2.3. Принимаю своевременные меры для выполнения задач и заданий в соответствии с утверждёнными персональными планами каждого сотрудника.
2.4. Выполняю свои персональные внутренние задачи в соответствии с личным планом
2.5. Провожу встречи, совещания, переговоры, презентации с руководителями подразделений для уточнения задач и хода выполнения проектов внутри компании
3. Взаимодействую с партнерами внешними и внутренними
3.1. Провожу подбор и оценку надёжности внешних и внутренних партнеров, продуктов и услуг
3.2. Провожу встречи, переговоры (совещания) с внешними и внутренними партнерами и поставщиками для взаимодействия
3.3. Контролирую качество и своевременность выполнения работ и обязательств внутренними и внешними партнерами
3.4. Провожу совещания с партнерами по результатам выполнения планов работ за установленный период (нед, месяц)
3.5. Согласовываю скорректированные планы работ с партнёрами на следующий период для своевременного выполнения обязательств
3.6. Анализирую эффективность работы партнеров, организую обсуждения, для поиска решений для экономии времени и оптимизации затрат.
4. Предлагаю улучшения процессов и подпроцессов подразделений в соответствии с требованиями компании
4.1. Инициирую наличие актуальных описаний ключевых процессов для улучшений с учетом новых возможностей и технологий
4.2. Обеспечиваю своевременную поддержку, обучение и реализацию улучшений в подразделениях
4.3. Принимаю пожелания и предложения по улучшению процессов подразделения для их реализации с учетом имеющихся ресурсов и возможностей
4.4. Обращаю внимание на экономию времени в часто повторяющихся операциях и подпроцессах, формирую предложения для обсуждения и реализации
4.5. Веду анализ лучшего опыта в работе подобных систем у конкурентов, принимаю участие в обсуждениях
4.6. Провожу обсуждения для применения лучшего опыта в подразделениях компании
5. Мотивирую и развиваю сотрудников в соответствии с решаемыми ими задачами
5.1. Провожу собрания с сотрудниками по итогам работы за неделю, месяц и задачам на следующий период
5.2. Определяю области для повышения компетенции отдельных сотрудников и план развития
5.3. Обновляю, утверждаю и обеспечиваю мотивацию сотрудников на основании выполнения ключевых показателей
5.4. Даю своевременную обратную связь отдельным сотрудникам по значимым результатам их работы (поддержать результат дня)
5.5. Провожу встречи сотрудников с внутренними потребителями наших продуктов (изделий) для получения обратной связи и идей для реализации в краткосрочной перспективе
6. Информирую руководителей и организую учет результатов работы подразделения в целом и по каждому сотруднику
6.1. Определяю и регулярно просматриваю экран результатов подразделения и по сотрудникам, для уточнения задач на день, неделю
6.2. Контролирую своевременное обновления данных о ходе выполнения задач и достижения промежуточных результатов
6.3. Анализирую ход выполнения задач, определяю причины отклонений от плана для рекомендаций
6.4. Представляю руководству планы работ для согласования и утверждения
6.5. Отчитываюсь о выполнении планов работ и выполнении бюджета за прошедший период, согласую действия и решения при отклонении результатов от установленных показателей
6.6. Участвую в совещаниях по результатам работ и в стратегических сессиях
6.7. Согласую решения и действия при отклонении результатов от установленных показателей