Практика Более года назад
Учет еще не управление
(или как наши вопросы, определяют наше понимание)
Обнаружил вопрос от посетителя нашего сайта. Этот вопрос показался мне очень важным. Я подробно пытался на него ответить. Прочитав спустя три года этот ответ, думаю его можно разместить на сайте вместе с этим предисловием. Надеюсь, что кому-то покажется полезным (BC_ZZZ. Спасибо за ценный вопрос).
«Доброе время суток, Бизнес класс, вы проводите обучение по эффективному управлению предприятием и т.д., но как известно на каждом предприятии стоит некая электронная система учета, которая и облегчает работу как самого учета так и принятия управленческого решения, подскажите вы проводите обучение по вопросам какая система и какому предприятию подходит или нет, как правильно выбрать систему учета или как правильно выбрать фирмы, которая смогла бы бизнес-процессы предприятия «положить» на электронную систему учета, и вообще стоит ли много внимания уделять автоматизации предприятия, если у предприятия и так обученный директор и т.д. И вообще чего главное делать надо?»
Я не владею истиной, надеюсь, что и истина не владеет мной, возможно, мы как-то дружим
Обращаю ваше внимание на смысловые неточности в вопросах. Указываю на них чтобы более понятным был мой ответ:
a. Разрешите сказать Вам, что известно лично мне. Мне известно, что на большинстве предприятий есть компьютеры. На 100% компьютеров есть EXCEL – инструмент для ведения учета и анализа. Кстати очень крутой. 99 процентов сотрудников используют возможности EXCEL менее чем на 10%. Это как пользоваться грузовиком, ездить на первой передаче, только днем и груз перевозить в кабине!!! Сколько возможностей мы упускаем, потому, что используем компьютер как средство хранения, а не средство обработки информации!
b. НА 90% компьютеров есть бухгалтерская система, а на 70% компьютеров эта бухгалтерская система называется 1С. С точки зрения учета фактов хозяйственной деятельности она вполне достаточна.
c. Однако существуют, клиенты, продажи, работа продавцов, цехов конвейеров. В большинстве случаев надо учитывать и синхронизировать события, а не факты хозяйственной деятельности. Например надо управлять сборкой автомобиля на конвейере, подачей кузовов на окраску нужным цветом или обеспечить своевременный звонок клиенту и т.п. Тут 1С – «не катит»
d. Наличие компьютеров не означает наличие адекватной (подходящей) электронной системы учета. Попросите бухгалтера показать приказ об учетной политике. Посмотрите сколько в нем страниц. Это измеритель понимания учетного процесса на предприятии. Если меньше 10 страниц – даже 1С не поможет.
a. Учет должен быть СВОЕВРЕМЕННЫМ, а не электронным. Сегодняшний электронный учет в 90% случаев, является ручным и часто не своевременным (в тот же день), просто вместо бумаги используется электронный носитель. А трудоемкость обработки к сожалению не снизилась в 10-100 раз, а наоборот возросла в 2 и более и раз. «электронная система» предполагает особые требования к точности информации особенно первичной и текстовой. ООО «Престиж.» и ООО «Престиж». Для компьютера это разные фирмы…
b. Трудоемкость обработки и анализа самих данных возросла тоже. Посмотрите, сколько отчетов люди готовят, только из-за того, что кого-то не устраивает формат. Горы лишних отчетов! Там где ранее было их 10 теперь реально 150-200 форм и все на одну тему, хорошо, что не все печатаются! Таким образом компьютер сегодня – это генератор трудоемкости умственного труда сотрудников. Люди занимаются ловлей «блох» — простых человеческих ошибок, которые не позволяют быть уверенным в данных электронной системы. «Надо все пропустить через свои руки» — глубокое ограничивающее убеждение учетных работников.
i. До появления компьютеров 2/3 всех трудовых затрат были информационными.
ii. Сегодня 1/5 трудовых затрат – создание продукта, услуги из них только 10% затраты на любовь к клиентам
iii. 4/5 трудовых затрат информационные,
iv. при этом 3/5 – уточнения и проверки информации,
v. 1/5 ручной ввод в компьютер
vi. и 0/5 – обработка в компьютере (нет временных затрат — мгновенно): сортировка, группировка, арифметические операции.
Система учета, управлением не является! Учет – это часть обратной связи, так важной для управления бизнесом.
a. В системе учета регистрируются факты хозяйственной деятельности (ФХД), которые уже совершились и по ним уже приняты решения. Это «посмертный учет», когда мы получаем информацию о том, что произошло. Это ведь учет, а не прогноз! Вы не сможете управлять автомобилем, глядя в зеркало заднего вида, вам придется ехать медленно и возвращаться назад, чтобы повернуть (принять решение). Вот почему у нас в 90% случаев нет управления предприятием, а есть «исправление предприятием». Сначала сходим, потом перехаживаем.
b. Управление, пользуется другой информацией, которой нет в системе учета! Управление — это принятие решения о том, надо ли СОБЫТИЯМ происходить или нет. Некоторые из этих событий ведут к фактам хозяйственной деятельности и в последствии будут учтены в системе учета, а некоторые не являются ФХД и никогда не попадут в систему учета.
a. В бизнес-процессе есть множество событий, которые не подлежат учету в принципе. Например, совещание сотрудников, встреча с клиентом, телефонный звонок не являются хозяйственными операциями и не изменяют активные и пассивные счета, но от этих событий часто зависит весь процесс. Похвала сотрудника или недовольство клиента часто определяют результат. Скорость процесса, чаще всего не учитывается.
b. Аналогия: Часы измеряют время, но временем не являются, время сложнее! Вы можете остановить часы, но вы не остановите время. Кстати, а почему? Потому, что есть другие события. Чтобы остановить время, надо прекратить все остальные события в мире, ибо время – это то, что разделяет события. Чтобы не было событий и времени, нужна пустота
a. Это тоже самое, как считать коммунистом человека, который живет в доме из красного кирпича. Это разные информационные пространства: одно социальное, другое физическое.
b. Автоматизацией заниматься не нужно, информационными системами надо пользоваться и точка. Как вы отнесетесь к плотнику, который занимается своим рубанком, вместо того, чтобы заниматься делом – делать мебель.
c. Надо ли заниматься ремонтом автомобиля? Мой ответ НЕТ. На автомобиле надо ездить, а если вы им занимаетесь, то он перестает быть автомобилем и становится геморроем. Отсюда если вы занимаетесь автоматизацией, значит, вы за кого-то выполняете его работу, а он еще и деньги получает.
a. Вы знаете намного больше чем нужно для того чтобы удвоить свои результаты в бизнесе. У вас есть все «пазлы» чтобы сложить картинку своего успеха, и вы уже начали замечать на примере моих ответов, что картинки-то у вас цельной нет! Вы даже по этому поводу можете спорить и пожалуйста, сколько угодно.
b. Только я спорить не буду. У вас есть возможность самому построить более эффективную модель понимания, как устроен Мир эффективных результатов. Вы можете воспользоваться нашей поддержкой (неучебой), а можете двигать, куда вам надо лично со своим ориентиром – это Ваш выбор.
c. Мы не владеем истиной, и вместе с этим содействуем успеху людей, с которыми работаем. Есть такая драматическая История про мальчика, девочку и снежную королеву. «Когда Герда нашла Кая в замке Снежной королевы, Кай пытался из четырех кубиков с буквами «Ж» «П» «О» «А» сложить слово «УСПЕХ». Так вот наши клиенты, поработав с нами, сами открывают, как это делать. Причем начальное слово может быть любым, а результат становится тем же.
d. Разрешите Вам сказать идею. Ваша главная информационная система – это Ваш КЛИЕНТ и он вам не подчиняется. Именно он определяет ваше настоящее и будущее. Принимаете свои решения с учетом его чувств или вас «кончат» вместе с электронной системой и наплевать, как она называется 1С, SAP или BAAN.
С уважением и наилучшими пожеланиями
Васютин А.П.